164/PMK.01/2021

Latar Belakang dan Tujuan Peraturan

Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 164/PMK.01/2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Keuangan disusun berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Nomor 5 Tahun 2021 untuk meningkatkan tertib administrasi kedinasan, kelancaran komunikasi dan informasi antarunit organisasi, serta mendukung implementasi tata persuratan secara elektronik di lingkungan Kementerian Keuangan. Tujuannya adalah untuk mencapai kesamaan pengertian dan bahasa dalam penyelenggaraan tata naskah dinas (TND), keterpaduan pengelolaan TND dengan administrasi umum, kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien, kemudahan pemantauan, efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan TND, serta mengurangi ketidakefektifan pemrosesan TND.

Pokok-Pokok Pengaturan

1. Definisi dan Ruang Lingkup

   • Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan tertulis yang dibuat oleh pejabat berwenang di Kementerian Keuangan.
   • Tata Naskah Dinas (TND) mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, pendistribusian, penyimpanan, dan media komunikasi kedinasan.
   • Penggunaan aplikasi elektronik (Aplikasi Nadine) untuk pengelolaan Naskah Dinas secara elektronik.

2. Asas Tata Naskah Dinas

   • Efektif dan efisien, pembakuan, pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan ketepatan, serta keamanan dalam penyelenggaraan TND.

3. Susunan Naskah Dinas

   • Terdiri atas kepala, batang tubuh, dan kaki naskah dinas.
   • Kepala Naskah Dinas menggunakan Lambang Negara untuk Menteri Keuangan dan Logo Kementerian Keuangan untuk unit organisasi.
   • Penulisan dan format mengikuti ketentuan yang telah dibakukan.

4. Jenis dan Format Naskah Dinas

   • Naskah Dinas Arahan: pengaturan (peraturan, instruksi, surat edaran, SOP), penetapan (keputusan), dan penugasan (surat perintah, surat tugas).
   • Naskah Dinas Korespondensi: intern (nota dinas), ekstern (surat dinas), dan surat undangan.
   • Naskah Dinas Khusus: perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, pengumuman, laporan, telaahan staf, dan notula.
   • Naskah Dinas Bersama dan Naskah Dinas dalam Bahasa Asing diatur khusus untuk komunikasi antar unit dan internasional.

5. Penanganan dan Pengelolaan Naskah Dinas

   • Penanganan Naskah Dinas masuk dan keluar menggunakan Aplikasi Nadine secara elektronik.
   • Pengelolaan meliputi koordinasi, sarana, jawaban, waktu penandatanganan, kewenangan, rujukan, dan disposisi.
   • Ketentuan khusus jika aplikasi mengalami gangguan, pengadministrasian dilakukan secara manual dengan media rekam kertas.

6. Pemrosesan Naskah Dinas

   • Penggunaan Aplikasi Nadine untuk pemrosesan elektronik dengan tanda tangan elektronik yang memiliki kekuatan hukum.
   • Ketentuan manual berlaku saat aplikasi tidak dapat diakses, dengan prosedur pencatatan dan pendokumentasian khusus.

7. Ketentuan Teknis dan Format

   • Detail format dan susunan untuk berbagai jenis Naskah Dinas (peraturan, instruksi, surat edaran, keputusan, surat perintah, surat tugas, nota dinas, surat dinas, surat undangan, perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, pengumuman, laporan, telaahan staf, notula) diatur secara rinci dalam lampiran.
   • Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta ejaan sesuai pedoman umum ejaan Bahasa Indonesia.
   • Penomoran, cap dinas, dan tanda tangan diatur sesuai tingkat keamanan dan jenis naskah.

8. Kewenangan Penandatanganan

   • Penandatanganan dilakukan oleh pejabat definitif atau pejabat yang diberi pelimpahan kewenangan.
   • Mekanisme penandatanganan dapat menggunakan atas nama (a.n.), untuk beliau (u.b.), Pelaksana Tugas (Plt.), atau Pelaksana Harian (Plh.).
   • Matriks kewenangan penandatanganan disusun berdasarkan jenis naskah dan jabatan.

9. Pengelolaan Naskah Dinas dengan Tingkat Keamanan Tertentu

   • Naskah Dinas dengan klasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas mendapat perlakuan khusus dalam pengamanan, penomoran, dan distribusi.
   • Penggunaan teknik security printing dan kode pengaman untuk mencegah pemalsuan.

10. Ketentuan Peralihan dan Penyesuaian

    • Petunjuk pelaksanaan TND yang lama harus disesuaikan paling lambat satu tahun sejak peraturan ini berlaku.
    • Penyusunan dan pemrosesan naskah dinas arahan dapat dilakukan secara kombinasi manual dan elektronik sampai sistem elektronik berjalan efektif.
    • Peraturan Menteri Keuangan Nomor 136/PMK.01/2018 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

11. Ketentuan Lain

    • Unit organisasi dapat menyusun petunjuk pelaksanaan TND masing-masing dengan persetujuan Sekretaris Jenderal.
    • Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan dan wajib diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Intisari Lampiran

• Lampiran memuat contoh format dan susunan lengkap untuk berbagai jenis Naskah Dinas, termasuk tata cara penulisan kepala naskah, batang tubuh, kaki naskah, penggunaan lambang negara dan logo, penomoran, spasi, paragraf, penggunaan huruf, sifat naskah, tujuan, lampiran, pernyataan penutup, ruang tanda tangan, dan ketentuan teknis lainnya.
• Format khusus disediakan untuk Naskah Dinas pengaturan (peraturan, instruksi, surat edaran), penetapan (keputusan), penugasan (surat perintah, surat tugas), korespondensi (nota dinas, surat dinas, surat undangan), dan naskah khusus (perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, pengumuman, laporan, telaahan staf, notula).
• Pengaturan detail untuk Naskah Dinas bersama dan dalam bahasa asing.
• Prosedur manual dan teknis penanganan Naskah Dinas saat aplikasi elektronik tidak dapat digunakan.
• Ketentuan pengamanan dan pengelolaan Naskah Dinas dengan tingkat keamanan tertentu.

Peraturan ini menjadi pedoman baku dalam penyusunan, pengelolaan, dan pemrosesan Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Keuangan untuk menjamin tertib administrasi, keamanan, dan efektivitas komunikasi kedinasan.